Die Geschichte der Buchhaltung reicht weit zurück. Die noch heutigen gültigen Prinzipien wurden teilweise schon vor Jahrhunderten entwickelt. Erste steinzeitliche Zahlensteine einer ‚Buchhaltung‘ fand 10.000 v. Chr. In den Pyrenäen. 400 – 300 v. Chr. Wurde Buchhaltung als Ausgangspunkt für die Steuerschätzung eingesetzt. Die erste echte Bilanz wurde 1511 von den Fuggern überliefert. Matthäus Schwarz, der Hauptbuchhalter der Fugger entwickelte die Deutsche Buchhaltung.
Bedeutung der Buchhaltung für das Unternehmen:
Bei der Buchhaltung handelt es sich um eine Organisationseinheit des Unternehmens, welche sich mit der Buchführung befasst. Sehr oft hört man in diesem Zusammenhang auch immer wieder den Begriff Rechnungswesen. Als Tätigkeit werden die Begriffe Buchhaltung und Buchführung auch gerne synonym verwendet. Menschen, die sich mit der Buchhaltung beschäftigen werden, meist auch als Buchhalter bezeichnet.
Je nachdem wie groß ein Unternehmen ist, wird die Buchhaltung in sieben Teilbereiche unterteilt:
1. Finanzbuchhaltung:
Es werden alle Vorgänge verbucht, die zur Gewinn- und Verlustberechnung und zur Bilanzierung wichtig sind.
2. Debitorenbuchhaltung:
Hier werden alle Forderungen eines Unternehmens an Kunden erfasst. Debitoren sind demnach Schuldner, die dem Unternehmen für Waren oder Dienstleistungen Geld schulden.
3. Kreditorenbuchhaltung:
Hier geht es um die Verbindlichkeiten, die ein Unternehmen gegenüber seinen Lieferanten hat. Kreditoren sind dabei die Gläubiger des Unternehmens, welche einen kurzfristigen Kredit gewähren.
4. Anlagenbuchhaltung :
Hier wird der komplette Bestand des Unternehmens verwaltet und verbucht. Dazu zählen abnutzbare und nicht abnutzbare Güter.
5. Lohnbuchhaltung:
Hier werden alle Lohn- und Gehaltsanforderungen abgewickelt einschließlich der Abgaben für Sozialversicherungsträger, Lohnsteuer usw.
6. Kostenrechnung:
Die Kosten des Unternehmens werden geordnet und in der Kosten- und Leistungsaufstellung ausgewertet.
7. Lager- und Mengenbuchhaltung:
Für alle Zugänge, Abgänge und Ausschüsse in der Materialwirtschaft zuständig.
Bilanz und GUV:
Grundsätzlich geht es hierbei darum zu ermitteln, wie viel das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum erwirtschaftet hat. Es geht um Fragen wie wo kommt das Kapital her, wie wurde es investiert usw. All diese Fragen sind von großer Wichtigkeit für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.
Die GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) ist ein wichtiger Bestandteil der Bilanz eines Unternehmens. Sie zeigt in Form einer Gegenüberstellung die Erträge und die Aufwendungen des Unternehmens an. Hat man mehr Erträge, dann hat man einen Gewinn gemacht. Bei größeren Aufwendungen hat das Unternehmen einen Verlust zu verbuchen.
Im Klartext bedeutet dies, dass eine Bilanz sich in Vermögen und Kapital gliedert und damit auch die Bestände des Unternehmens aufzeigt. Bei der GuV werden die Verluste und die Erfolge in einer Gegenüberstellung verdeutlicht.
Buchen auf T-Konten:
Bei der Buchhaltung handelt es sich immer um eine doppelte Buchführung. Dies bedeutet, dass jede Transaktion des Unternehmens aus zwei Konten sichtbar ist. Jede Buchung muss in einem Soll- und einem Habenkonto zu finden sein. Buchungen werden auf sogenannte T-Konten verbucht, die auf der linken Seite das Soll aufweisen und auf der rechten Seite das Haben.Kontenrahmen und Kontenplan: Wichtigste Aufgabe der Buchhaltung ist es, Zahlen zu liefern, die mit anderen Unternehmen verglichen werden können. Aus diesem Grund wurde eine eigene Kostensystematik entwickelt. Ohne eine solche Kostensystematik wären Vergleiche nicht möglich, da jedes Unternehmen seine eigene Weise zur Kontenführung hätte. Je nach Branche gibt es unterschiedliche Kontenrahmen. Jedoch ist die Verwendung eines Kontenrahmens für das Unternehmen nicht verpflichtend. Der Kontenrahmen besteht immer aus 10 Klassen (Klasse 0 – 9).Worin besteht der Unterschied zwischen einem Kontenrahmen und einem Kontoplan?Dies lässt sich relativ einfach erklären. Der Kontenrahmen ist sehr umfassend. Es gibt kaum ein Unternehmen, dass alle Konten in einem solchen Kontenrahmen nutzen. Daher leitet jedes Unternehmen aus einem Kontenrahmen einen eigenen Kontenplan ab. Der Kontenplan ist also immer auf ein Unternehmen spezifisch zugeschnitten. Der Kontenrahmen übernimmt dabei die Kontenklassen und die Nummerierung der Konten.Welche Buchhaltersoftware gibt es?Es gibt eine Reihe von verschiedenen Buchhaltungssoftware Programmen. Eine gute Buchhaltungssoftware sollte in der Lage sein, Rechnungen zu schreiben, EÜR zu erstellen und das Konto im Blick zu haben.
Zu den bekanntesten Buchhaltungssoftware Programmen zählen:
• Debitoor
• Fastbill
• Lexoffice
• sevDesk
• uvm.
Arbeiten mit Buchhaltungssoftware:
Um die richtige Buchhaltungssoftware für das eigene Unternehmen zu finden, muss im Vorfeld einiges an Fragen geklärt werden. Zum einen muss man sicherstellen, welche Module in der Buchhaltungssoftware enthalten sind. Die wichtigsten Module sind Buchführung, Kassenbuch, Erstellen von Angeboten, Rechnungsstellung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie eine Anlagenverwaltung.
Des weiteren muss geklärt werden, welche Art von Jahresabschluss mit der Buchhaltungssoftware getätigt werden kann. Nicht zu vergessen sind auch die Schnittstellen, die die Buchhaltungssoftware bieten sollte. Wichtig hierbei sind die Schnittstellen zu ELSTER und zu DATEV. Ebenfalls sollte man sich fragen, ob eine Umsatzsteuervoranmeldung in der Buchhaltungssoftware integriert ist, denn umsatzsteuerpflichtige Unternehmen benötigen diese Funktion zur Meldung der Umsatzsteuerdaten.
Im Weiteren sollte man wählen, ob man die Buchhaltungssoftware auf dem PC installieren möchte oder ob man lieber in der Cloud-Version arbeiten will.Beides hat seine Vor- und Nachteile. Ebenfalls ein sehr wichtiger Punkt sind die Kosten für die Buchhaltungssoftware sowie die Supportmöglichkeiten, die die Buchhaltungssoftware bieten sollte. Ideal wäre ein Support per Telefon, Email, Fax oder gar über die FAQs. Letztendlich sollte man sich fragen, ob eine kostenlose Testphase möglich ist.
Tätigkeitsfeld des Buchhalters:
Buchhalter werden sowohl in der Industrie, wie auch im Handwerk oder im Handel benötigt.Selbst bei Organisationen, Interessenverbänden und Interessenvertretungen muss ein Buchhalter aktiv werden.
Der Buchhalter erfüllt also alle zuarbeitenden Funktionen im Finanz- und Rechnungswesen.
Je nach Unternehmen unterscheiden sich die Aufgaben eines Buchhalters.Jedoch muss der Buchhalter alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens durch Einträge in die Geschäftsbücher lückenlos dokumentieren.Jeder Geschäftsvorfall, der das Vermögen des Unternehmens betrifft muss bezeichnet und aufgeschrieben werden.
Der Buchhalter richtet sich bei der Bearbeitung der Geschäftsfälle an den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und den handelsrechtlichen Vorschriften.Somit liefert der Buchhalter alle wichtigen Zahlen für das Controlling des Unternehmens.Des weiteren kann der Buchhalter der Geschäftsführung sowohl in steuerlicher wie auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht zur Seite stehen.
Aufgaben des Buchhalters:
• Prüfung, Kontierung und Buchung der Geschäftsvorfälle
• Transaktionen von Kunden bearbeiten
• Steuererklärungen verfassen
• Lohnabrechnungen erstellen
• Langlebige Wirtschaftsgüter des Unternehmens erfassen
• Reisekosten prüfen
• Verantwortlich für Zahlläufe des Unternehmens
• Unterstützt bei der Erstellung von Monats- oder Jahresabschlüssen
• Wertet Zahlen aus und berichtet der Geschäftsführung